Retribución en especie: saca el máximo partido a tus costes laborales

¿Qué son las retribuciones en especie y por qué son importantes?

La retribución en especie supone la obtención o el consumo por parte de los trabajadores de una empresa, de bienes o servicios proporcionados o contratados por esta, de forma gratuita o por un precio inferior al normal de mercado.

Como las empresas producen directamente o contratan con otras la provisión de estos bienes o servicios, normalmente pueden obtener unos costes inferiores a los precios normales de mercado. Esto es, al producir directamente o negociar la prestación de los productos o servicios para varios empleados, los costes suelen ser inferiores a los precios que conseguirían los trabajadores si los contratasen individualmente.

En una época en la que para las empresas es difícil aumentar los salarios de sus trabajadores, usar la retribución en especie puede ser muy útil para atraer y retener talento sin necesidad de incurrir en mayores costes laborales.

¿Cómo se tributa por las retribuciones en especie?

A las retribuciones en especie se les aplican retenciones por el IRPF y deben tenerse en cuenta al calcular la cotización a la seguridad social del trabajador. Esto es, se ha de incluir en las nóminas el valor económico de cada una de las prestaciones en especie recibidas, con el correspondiente desglose. Los trabajadores están obligados, por tanto, a declarar en su renta anual la parte del salario que reciben en especie, y la empresas a practicar las oportunas retenciones por el IRPF. El importe de las retribuciones en especie también debe ser tenido en cuenta para el cálculo de la indemnización por despido.

El conjunto de las retribuciones en especie recibidas por un trabajador tiene una doble limitación. Por una parte, en ningún caso podrá superar el 30% del total de su salario. Además, no podrán practicarse descuentos por las prestaciones en especie que supongan que el importe del salario en dinero recibido sea inferior al salario mínimo interprofesional.

¿Cómo se valoran las retribuciones en especie?

Estas retribuciones se valorarán por su valor normal de mercado, con las siguientes excepciones:

• En el caso de utilización por parte del trabajador de una vivienda que sea propiedad del pagador, la valoración del usufructo anual equivaldrá al 5 o al 10% del valor catastral de la vivienda, dependiendo de que en el plazo de los diez últimos años los valores catastrales hayan sido revisados o no, respectivamente. La valoración resultante de este tipo de retribución en especie no podrá superar el 10% de las restantes contraprestaciones del trabajo.
• En el caso de la entrega de automóviles, la valoración será por el coste de adquisición para el pagador, incluidos los tributos que graven la operación. En el caso de que se ceda el usufructo del automóvil, la valoración anual de esta prestación será el 20% de dicho coste. La valoración resultante se podrá reducir hasta en un 30% cuando se trate de vehículos eficientes energéticamente.
• En los préstamos con tipos de interés inferiores al interés legal del dinero, el importe de la prestación en especie se calculará como la diferencia entre el interés legal del dinero vigente durante el período del préstamo y el interés efectivamente pagado por el trabajador.

Cuando el rendimiento de trabajo en especie sea satisfecho por empresas que tengan como actividad habitual la realización de las actividades que dan lugar al mismo, la valoración no podrá ser inferior al precio ofertado al público del producto o servicios de que se trate, deduciendo los descuentos ordinarios o comunes. Y se considerarán ordinarios o comunes los descuentos que sean ofertados a otros colectivos de similares características a los trabajadores de la empresa, así como los descuentos promocionales que tengan carácter general y se encuentren en vigor en el momento de satisfacer la retribución en especie o que, en otro caso, no excedan del 15% ni de 1.000 euros anuales.

Retribuciones en especie exentas de tributación

La entrega de ciertas retribuciones en especie a los trabajadores puede generar importantes ahorros en el pago del IRPF, lo que equivale a un incremento de su sueldo sin que a la empresa le suponga un aumento del coste laboral. Están exentas de tributación las siguientes prestaciones en especie, que solo en el caso de que sobrepasen ciertos límites generan la obligación de tributar por el exceso. Son las siguientes:

• Las entregas a empleados de productos a precios rebajados que se realicen en comedores de empresa o economatos de carácter social. Tendrán la consideración de entrega de productos en comedores de empresa las fórmulas indirectas de prestación del servicio, como los tickets de restaurante, cuya cuantía no supere la cantidad de 11 euros diarios, solo aplicable en los días laborales.
• Las primas por seguros de enfermedad para el trabajador, su cónyuge o sus descendientes, siempre que tales primas no superen los 500 euros anuales por cada una de las personas aseguradas (el límite asciende a 1.500 euros por persona para quienes tengan reconocida algún tipo de discapacidad). El exceso sobre estas cuantías constituirá retribución en especie.
• La prestación del servicio de educación preescolar (guardería), infantil, primaria, secundaria obligatoria, bachillerato y formación profesional por centros educativos autorizados, a los hijos de sus empleados, con carácter gratuito o por precio inferior al normal de mercado.
• Las cantidades satisfechas a las entidades encargadas de prestar el servicio público de transporte colectivo de viajeros con la finalidad de favorecer el desplazamiento de los empleados entre su lugar de residencia y el centro de trabajo, con el límite de 1.500 euros anuales para cada trabajador (el exceso sobre esta cuantía deberá declararse como retribución en especie). Este tipo de prestación supone, generalmente, la entrega gratuita de tarjetas de transporte a los trabajadores. Una alternativa para aquellas situaciones en las que no exista transporte público es que la empresa habilite autobuses o furgonetas que lleven a los trabajadores a sus puestos de trabajo.
• La entrega a los trabajadores en activo de acciones de la propia empresa o de otras empresas del grupo, en la parte que no exceda de 12.000 euros anuales por trabajador, siempre que esta entrega se realice en las mismas condiciones para todos los trabajadores de la empresa o del grupo de empresas.
• Las actividades y cursos de formación que tengan relación con la actividad del trabajador.

El abanico de productos y servicios que las empresas pueden ofertar a sus trabajos es muy amplio, aunque cada una puede elegir discrecionalmente los que pondrá a disposición de sus empleados. Para seleccionar una adecuada oferta de prestaciones en especie es importante conocer las necesidades de la plantilla. Cuanta más flexibilidad se ofrezca, mejor. De este modo será más probable que cada trabajador encuentre las prestaciones en especie que más se adaptan a sus necesidades.

Las empresas pueden organizar sus planes de retribución en especie a través de su departamento de recursos humanos, aunque muchas externalizan este tipo de sistemas retributivos en gestoras especializadas.

La decisión de pagar parte del salario en especie nunca puede ser unilateralmente adoptada por el empresario. Al contrario, es la empresa la que debe ofrecer a sus empleados diferentes opciones de pago en especie, y el trabajador poderlas elegir.

La regulación sobre la retribución en especie se recoge en los artículos 42-43 de la Ley 35/2006 del IRPF, así como en los artículos 43-46bis y 102-103 del Reglamento del IRPF.