Gestiona eficazmente tu tiempo de trabajo

Miles de personas teletrabajamos en nuestras casas desde hace semanas a causa del COVID-19. En esta situación, uno de los principales retos es que nuestra productividad no disminuya. Pero esto no siempre es fácil: los incesantes whatsapps, la proximidad a la nevera y la TV, toda la familia en casa… Concentrarse no es fácil en este entorno.

Para mantener nuestra productividad es fundamental gestionar eficazmente el tiempo de trabajo. Estas son algunas pautas para conseguirlo:

• Planifica y prioriza. Decide qué hay que hacer antes y qué después y, a continuación, asigna un tiempo a cada tarea que hay que realizar. La falta de planificación es un gran error. Muchas veces no se planifica porque no se tiene tiempo, pero en realidad no planificar suele ser una de las principales causas de que se desperdicie el tiempo. Muchas personas simplemente responden a los hechos de cada día, reaccionando a las demandas y presiones de quienes les rodean. Para evitar esto hay que tener muy claro lo que se está haciendo. De lo contrario, es fácil caer en la trampa de la actividad; esto es, estar tan enfrascado en lo que se hace que se acaba olvidando para qué se hace.

Procura tener claros tus objetivos, porque el que no sabe a dónde va acaba en cualquier sitio. Los objetivos deben ser específicos y acotados temporalmente (por ejemplo, realizar una tarea concreta en un plazo determinado), realistas (el tiempo programado debe ser suficiente para completar la tarea) y medibles (debe poder verificarse el grado de cumplimiento de las tareas). Un tiempo para cada tarea y cada tarea a su tiempo. Y no confundas aprovechar el tiempo con ir deprisa.

• Piensa cuál es el momento oportuno para llevar a cabo cada tarea. Este dependerá de:
  • las condiciones físicas, cognitivas y emocionales (por ejemplo, no es conveniente realizar en una situación de estrés aquellas tareas para las que se necesita calma) que requiera la realización de cada actividad,
  • la posibilidad de sufrir interrupciones: hay que evitarlas siempre, especialmente cuando se trata de tareas relevantes, puesto que reducen la capacidad de asimilar información y elevan el riesgo de cometer errores, y
  • el grado de relación entre las actividades a realizar: lo óptimo es agrupar aquellas tareas que son similares, para beneficiarse del establecimiento de rutinas que permitan realizarlas de forma más rápida y menos costosa.
• Evita la multitarea. Es uno de los secretos para concentrarse. Cuando se hacen varias cosas a la vez aumenta el riesgo de cometer errores y suele tardarse más en realizar las tareas, debido a los costes que supone cambiar de una tarea a otra. Ya lo dice el refrán: el que mucho abarca, poco aprieta.
• Programa descansos frecuentes. Para poder seguir serrando debes pararte a afilar la sierra. No debes esperar a estar agotado para descansar, ya que cuando se está al límite de las fuerzas, es fácil cometer errores, y es baja o nula la productividad. Además, cuando una persona se agota su recuperación es más lenta.
• Ten mucho cuidado con los ladrones de tiempo. Todo lo que hacemos consume tiempo. Debes aprender a decir NO cuando decir SÍ te impida alcanzar tus objetivos. Ten mucho cuidado cuando te prometan que la interrupción será “solo de un minuto”. Generalmente suele ser mucho más. Los ladrones de tiempo más habituales en el trabajo son las interrupciones producidas por llamadas (nos roban el tiempo que duran y, además, el tiempo que cuesta reanudar lo que se estaba haciendo), el abuso del whatsapp y el correo electrónico, las reuniones innecesarias o mal definidas y los conflictos generados por discusiones estériles.
• Haz una lista de comprobación. Al final de cada día, elabora un rápido balance mental de lo que has conseguido. Controla el cumplimiento de tus plazos y cuando tu trabajo dependa del trabajo de otros, haz lo posible para que los demás cumplan sus plazos.