El tiempo es más que Oro

¿Cuántas veces hemos repetido esta frase? ¿Estamos seguros de valorarlo como oro? Ojalá lo considerásemos así con el objetivo de conocer en dónde tenemos fugas de tiempo que nos pueden llevar a un descontrol de nuestra vida personal y profesional. Es un paso más allá de la desconexión digital, es el valor del oro, más que el oro, nuestro tiempo, nuestra vida y la de nuestros equipos.

Entender las organizaciones conlleva dedicar tiempo para la formación y espacios para generar confianza, compromiso e ilusión y así reducir la incertidumbre y sus efectos en la salud.

En este blog voy a abordar brevemente cómo ahorrar tiempo para nuestra formación y para mejorar las sesiones de feedback con equipos híbridos. Este tipo de equipos requieren una adaptación de nuestras acciones directivas.

Por lo tanto, siéntate y ponte en serio a revisar a qué dedicas el tiempo: % enviando e-mails, % reuniones, % tareas prioritarias, % tareas diversas no prioritarias. Con esta reflexión, adéntrate a seguir los siguientes puntos:

1.- Detecta qué tareas son regulares o excepcionales y qué nivel de concentración requieren 2.- Reflexiona en qué horas del día tienes más concentración

3.- Revisa tu calendario y adáptalo según “tarea y nivel de concentración requerido” y prioridades. Reserva bloques con antelación para formación y reuniones de feedback para tu equipo

4.- Diferencia qué reuniones son presenciales y cuáles virtuales. La preparación tanto a nivel de preparación técnica como de comunicación verbal y no verbal son distintas

Con un calendario profesional así se aumenta el nivel de formación y se mejora la comunicación con tu equipo, ya que están proactivamente integradas en tus tareas profesionales.

Una vez que dichas piezas se han colocado en tu agenda, nos vamos a centrar en los puntos claves de cómo preparar y ejecutar las sesiones de feedback.

En el momento de la preparación de cada sesión ten en cuenta:

1.- Lugar de realización presencial o a distancia

2.- Centrarlo en las tareas profesiones y no en la persona

3.- Básate en datos objetivos concretos y evita la parte emocional

4.- Focalízalo en la mejora continua

En el momento de la ejecución, seguir una estructura en la conversación ayuda a una buena comunicación. Ejemplo de estructura (Figura 1):

Sin embargo, si el tiempo dedicado a transmitir de forma clara los objetivos individuales y de equipo es escaso ¿qué nos vamos a encontrar en la ejecución de las sesiones de feedback? Exacto. Conversaciones difíciles de abordar. En estos casos sugerimos subrayar la intención positiva donde ambas partes ganan, reconocer los buenos resultados y las acciones realizadas para conseguirlo y revisar, mostrando apoyo en los resultados no alcanzados y las acciones realizadas y acciones futuras y culminar con mayor confianza y compromiso e ilusión.

Las principales skills para mantener conversaciones entre los miembros del equipo son: escuchar, preguntar y apoyar que sea nuestro equipo el que busque soluciones de mejora a esos puntos en los que los objetivos no se alcanzaron. Siempre las conversaciones basadas en funciones, acciones y comportamientos.

Además, hay que tener en cuenta la diversidad de los equipos. Diversidad, por una parte, enfocada a que las personas tenemos diferencias individuales y culturales derivadas del desarrollo personal, familiar, social, educativo y profesional. El autoconocimiento y la posibilidad de describir a nuestro equipo en la diversidad permitirán una mejor comunicación verbal y no-verbal. Presentarnos en las reuniones infravalorando su relevancia puede originar deficiencias en el canal de comunicación que dinamizarán el carácter constructivo del feedback.

En los casos de la dirección de equipos internacionales, donde el porcentaje de encuentros presenciales es reducido, se necesita poner a prueba el flujo de la comunicación ininterrumpida. La distancia entre pantallas debe ser amplia y puede llegar a ser mayor sin una dedicación agendada. Fijaría en el calendario dos acciones: una de prueba y la real. En la primera para revisar conexiones, cámara, tiempos de pregunta-respuesta, por ejemplo. En la segunda, para comenzar directamente con la sesión. Mostrar a nuestro equipo que estamos preparando con tiempo la sesión, al citarles con tiempo significa que nos interesan y se comienza ya a crear un ambiente de confianza y compromiso, que bien llevado generará ilusión.

En resumen, el tiempo que reservamos en nuestra agenda tanto para nuestra formación como para dar feedback a nuestro equipo repercutirá en una mejora de la confianza, compromiso e ilusión de ambas partes. Volviendo al inicio de este blog, un estilo de dirección de respeto al tiempo propio y al de los demás para equilibrar la vida.