Con la visión que a este humilde profesional le proporciona el haber aterrizado con su maletín en más de dos centenares de empresas, quería dedicar este espacio editorial que amablemente me cede IME para hablarles de algunos de los aspectos más ocultos de la transformación digital a la que prácticamente todas las empresas han terminado (a veces a la fuerza) subiéndose.
Al hablarles de “aspectos más ocultos”, no pretendo generar misterio o intriga, sino desvelar algunas cuestiones que pasan totalmente desapercibidas a empresarios y compañías que incorporan a sus procesos y a sus actividades la diferente tecnología digital que, a ritmo frenético, ofrece continuamente el mercado.
Cambio cultural
El asesor externo experimentado percibe inmediatamente cuándo la implementación de tecnología en una empresa ha sido demasiado abrupta, no se ha explicado bien o, sobre todo, no ha ido acompañada de una formación apropiada que permita a los recursos humanos comprender la toma de decisión hacia el lado de la innovación y cómo les afectará.
La estrategia empresarial de implementación tecnológica debería estar precedida de una serie de fases que hagan traccionar los engranajes del cambio cultural. A grandes rasgos:
a-. Comunicación clara, fundamental para que todo el mundo entienda los objetivos;
b-. Capacitación o formación, proporcionando training adecuado y recursos ágiles y adaptados, para hacer más fluido el uso de la tecnología;
c-. Apoyo y colaboración, fomentando ese ambiente de trabajo idóneo para que los equipos puedan resolver las incidencias sin incomodidades paralizantes;
d-. Flexibilidad empresarial, concediendo autonomía dentro de los usos permitidos, porque de esta manera se aumentan la motivación y el compromiso;
e-. La recompensa, esto es, el reconocimiento a aquellas personas que hayan hecho más esfuerzos por entender la nueva tecnología empresarial y aprovecharla para mejorar el desempeño.
Y no podemos olvidar que este cambio cultural debe ser guiado, en definitiva “liderado”. Por ello, los mandos deben ponerse al frente de la modificación de actitud requerida y de la formación necesaria para aprovechar al máximo las ventajas de la innovación y sortear los inconvenientes que genere.
Rediseño de procesos
Igualmente, el profesional avezado asiste con frecuencia al “alargamiento” por la empresa de los antiguos procesos, solo que dándoles una capa externa de tecnología adoptada. Si se quiere sacar todo el partido posible al esfuerzo innovador, se debe estudiar a fondo el impacto significativo que, a buen seguro, tendrá la transformación digital en la entidad y preparar los procesos de negocio a la nueva situación. Muy someramente, mediante estos pasos:
a-. Analizar los procesos actuales, para ver si es conveniente implantar (o no) la tecnología en todos ellos. Tendemos, en ocasiones, a una propagación innecesaria de la tecnificación en procesos, que bien analizados, podrían requerir, ni más ni menos, quedarse como estaban.
b-. Identificar las áreas de mejora potencial mediante la tecnología. Dónde puede ayudar a mejorar la calidad, dónde a reducir recursos, dónde a aumentar eficacia, etc.
c-. Crear los nuevos diseños del proceso o de los procesos de negocio, con miras principalmente en los nuevos roles que tocará asumir (dirección, mandos, empleados, etc) en comunión con la nueva cultura empresarial.
d-. Implementar los nuevos procesos y realizar pruebas exhaustivas con el propósito de asegurar su eficaz funcionamiento.
e-. Y, por supuesto, desde que tenemos conocimiento de la cultura de trabajo Kaizen, la monitorización y la mejora continua, que proporcionen a la empresa la “cintura” necesaria para adaptarse a los más que probables y frenéticos cambios.
Cuestiones relativas a datos
Casi con toda seguridad, el acogimiento en la empresa de los procesos tecnológicos propios de la Industria 4.0., esto es la tecnología automatizada y conectada a internet, van a conllevar la recogida, el almacenamiento, la utilización (por breve o por amplia que sea), la transmisión y comunicación, y la eliminación, muchas veces en tiempo real y a velocidad asombrosa, de enormes cantidades de datos. Y, créanme, este es uno de los aspectos que más inseguridades, dudas y zozobras plantea a las direcciones empresariales.
En primer lugar, está el aspecto del análisis y uso de toda esa información recopilada automáticamente. Muchas empresas disponen de tecnología de recogida masiva de datos pero no tienen capacidad para analizar esos datos. No todas las compañías se pueden permitir las herramientas robotizadas, los algoritmos, o incluso la figura humana del analista de datos en el seno de la compañía. No obstante, este aspecto se está democratizando a ritmo rápido y cada vez hay más recursos para que no solo la gran empresa extraiga todo el potencial de la información recopilada masivamente, y a todas horas, por la tecnología implantada.
En segundo lugar, está el aspecto relativo a la gobernanza de todos esos datos. Muchas empresas carecen de estrategia y de política interna respecto a la utilización de toda esa información, lo que provoca muchas ineficiencias en algunos equipos o incluso la parálisis de muchos procesos, que en última instancia podrían producir gran impacto en el negocio. Este profesional, al desembarcar en una empresa, pide documentos, políticas internas, normas, planes de gestión de riesgo, etc y comprueba con desencanto que en la mayoría de ocasiones no hay nada documentado (ni en papel ni digitalmente) al respecto, por lo que parece que el uso de los datos está regido por una especie de inercia sobre la que el empresario no tiene ningún control.
En tercer, pero no en último lugar, los aspectos de seguridad de dichos datos. En un panorama actual de mayoritaria “ciber-inseguridad”, proteger los datos e informaciones claves de la empresa, que mayoritariamente ya están expresados en formato digital, resulta imprescindible. La ciberseguridad total es inalcanzable y, por ello, muchas empresas, de todo calibre, están confiando sus activos de información a proveedores de servicios de “nube” que alivie todos los esfuerzos que supondría gestionar la inmensa cantidad de datos e informaciones en directorios locales (puertas adentro de la empresa).
La seguridad de la información, la ciberseguridad, abrazará a todo tipo de datos (personales y no personales) que gestione la empresa, pero es que, además, como bien saben, la gestión de datos personales (mi experiencia es que últimamente para las autoridades nacionales de protección de datos, cualquier dato tiene una extraordinaria probabilidad de convertirse en dato personal y ser merecedor de protección), afronta un complicado panorama regulatorio a nivel europeo, con cada vez más normativa a cumplir y con un fuerte respaldo del enforcement regulatorio.
Conclusión
La transformación digital de la empresa trae consigo una serie de aspectos, muchas veces olvidados o poco resaltados, que han de gestionarse de forma eficaz para que el desembolso en innovación sea eficaz y, además, no se vuelva en contra de la empresa.
Las compañías que afronten la innovación digital con una sólida cultura de cambio, rediseñando consecuentemente los procesos, y gestionando eficazmente la necesaria ciberseguridad y el cumplimiento normativo en materia de protección de datos (mejor dicho, protección de las personas a través del cuidado de sus datos), habrán dado un paso en firme para que la adopción tecnológica sea exitosa.
Keywords: transformación digital, cultura empresarial, ciberseguridad, protección de datos personales, rediseño de
procesos
Ángel Benito Rodero
