Momento para poner foco y simplificar

Vivimos momentos disruptivos en lo socio-sanitario, económico y relacional. El Covid-19 está transformando actitudes y comportamientos. Cambia la forma de entender el trabajo y las organizaciones. Crece el trabajo de los equipos en entornos virtuales. Se mezclan más que nunca los ámbitos personal y profesional. Nos relacionamos de modo distinto. Aumenta la presión sobre resultados inciertos. Domina una crisis de expectativas. Si hace poco hablábamos de una era de cambios, ahora lo hacemos de un cambio de era.

Más que nunca, gestionamos ingente cantidad de información. De esta situación saldrán reforzados quienes sepan reducir y gestionar de forma adecuada la información y poner foco. Quienes sepan aprovechar las fortalezas individuales y de equipo para lograr el centramiento triunfarán. Aquellos que desarrollen sus habilidades de comunicación, relación y liderazgo en entornos virtuales aportarán valor añadido a sus compañías.

Dificultades para seleccionar y gestionar la información.

El modo en que trabajamos ofrece grandes oportunidades de mejora. Son cada vez más los organismos internacionales que alertan sobre:

• Problemas para gestionar la “infoxicación” (intoxicación por exceso de información), dada la cantidad de fuentes y estímulos.
• Dificultad para determinar criterios eficientes de relevancia de la información recibida, establecer prioridades y poner foco en lo que aporta valor añadido.
• Políticas y protocolos organizacionales de eficacia limitada para gestionar, ordenar y frenar el impacto negativo del exceso de estímulos de comunicación.
• Problemas para gestionar el balance de vida, viéndose el ámbito personal invadido por el laboral.
• Retos en la gestión de las preocupaciones y el estrés, con dificultad para disfrutar de momentos de desconexión y actividades que recarguen energía.
• Hábitos de relación y comunicación que propician las interrupciones.
• Herramientas que facilitan evadir la responsabilidad de tomar decisiones en los niveles intermedios.

La magnitud del fenómeno.

En la última década, crece el síndrome del “profesional abrumado o sobrepasado”. En 2014 Deloitte acuñó este término, para definir a los profesionales sobrepasados por la cantidad de información que atender, filtrar y gestionar, de forma continuada y sin tener en cuenta horarios laborales.

Dos de cada tres ejecutivos consideran preocupante la saturación por información en sus organizaciones. La mitad de los directivos afirman no disponer de herramientas adecuadas para lidiar con esta situación.

De media, el 57% de las interrupciones tienen que ver con herramientas de comunicación y el cambio entre plataformas y entornos. Casi 3 de cada 4 empleados afirman que no son capaces de encontrar la información que necesitan en los sistemas informáticos de sus empresas. Según el Ketchump Leadership Communication Monitor (2016) sólo el 13% de los empleados consideran que sus líderes comunican de forma eficiente al resto.

En muchas organizaciones los problemas crecen porque los profesionales de alto nivel no pueden apagar sus dispositivos y emplear tiempo en resolverlos. Aumenta la idea de que estar siempre ocupados es algo de lo que sentirse orgullosos y un signo de prestigio.

Se estima que un profesional medio dedica 8 horas al día a revisar y responder mensajes, emails, llamadas y gestionar información, con la sensación de que no llega a todo aquello que desea. De media, sólo 1 de cada 7 mensajes que gestionamos es importante de verdad.

Nuestro gran reto es: poner foco en tareas de alto valor añadido; simplificar; establecer protocolos y sistemas eficientes de comunicación; gestionar las interrupciones; aprender a dar y recibir un feedback adecuado; cuidar del balance personal-laboral y dar la relevancia adecuada al capital temporal.